Für Bildungseinrichtungen

Planung und Vorbereitung der Vergabephase (Schritt 2 der Digitalisierungsreise)

Planung und Vorbereitung der Vergabephase (Schritt 2 der Digitalisierungsreise)

Die Digitalisierung Ihrer Schule ist ein Projekt, das, bei aller Dringlichkeit, gut geplant und strukturiert sein soll. Ihr Projekt ist in drei Stufen gegliedert:  

  1. Orientierung
  2. Planung (der Vergabephase)
  3. Umsetzung

Laden Sie sich hier die ausführlichen Inhalte der 2. Phase „Planung & Vergabe“ runter.

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Im ersten Schritt, der Orientierungsphase, haben Sie eine ausführliche Bestandsaufnahme durchgeführt und ein Zielbild Ihrer zukünftigen Bildungslandschaft entwickelt. Aus dem Abgleich zwischen den formulierten Zielen und Ihrem aktuellen Status haben sie eine erste Grobplanung für Ihre Digitalisierungsstrategie entworfen.  

Vergabephase

Nach einer erfolgreichen Orientierung folgt nun die für das Gelingen wesentliche Phase der Planung und Vergabevorbereitung. Folgende Punkte sollten Sie hierbei unbedingt beachten:

Breitbandversorgung
Die Versorgung mit einem leistungsfähigen Internetanschluss, also ausreichender Breitbandversorgung, ist notwendige Bedingung für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte und die Nutzung digitaler Technologien an Ihren Schulen.

Medienentwicklungsplan (MEP)
Der Medienentwicklungsplan fasst die Medienkonzepte der Schulen zusammen und verbindet sie mit den technischen und organisatorischen Konzepten des Schulträgers. Der MEP ist damit das Fundament für die Nutzung digitaler Technologien im Unterricht.

Netzwerk- und Infrastrukturkonzept
Um die Netzwerk- und IT-Infrastruktur fachgerecht zu planen, müssen viele Schaltstellen miteinander kommunizieren. Es bedarf einer fundierten Abstimmung mit dem Raumkonzept, dem Medienentwicklungsplan bis hin zu den ausführenden Gewerken und der gesamten Kabelplanung, um die Netzwerk- und IT-Infrastruktur erfolgreich zu planen. Der Hauptfokus der Arbeit sollte hier auf einer strukturierten Verkabelung und den aktiven Endgeräten der Netzwerkinfrastruktur, wie zum Beispiel WLAN-Access-Points, liegen.

Konzept für Informationssicherheit und Datenschutz
Immer stärker in den Vordergrund rückt das Bewusstsein für die Notwendigkeit von Informationssicherheit und Datenschutz, insbesondere unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen zum Schutz der Lernenden. Hinterfragen Sie hier unbedingt: Welche Daten werden von welchen Nutzern in welchen Umgebungen genutzt? Wie schützen Sie diese Daten? Welche Regeln gibt es im Umgang mit der Nutzung von Endgeräten? Wie sorgen Sie für eine sichere, stabile IT-Landschaft?

Raumkonzept
Machen Sie sich Gedanken über die Gestaltung und Aufteilung insbesondere der Klassenräume. Zum Beispiel: Benötigen Sie Flächen für bewegliche Medienwägen oder bevorzugen Sie feste Installationen, zum Beispiel interaktive Tafeln? Wo und wie laden Sie akkubetriebene Endgeräte wie Tablets auf? Welche WLAN-Netzwerke sollen in welchen Räumen verfügbar sein?

Hardwarekonzept
Aus dem Medienentwicklungsplan und den individuellen Anforderungen der Schulen wählen sie die für sie richtigen Endgeräte wie Tablets, Notebooks oder interaktive Tafeln aus. Hierbei ist es wichtig, sich mit den unterschiedlichen Anwendungsmöglichkeiten und Formfaktoren der Endgeräte auseinanderzusetzen. 

Betriebs- und Servicekonzept
Eine zunehmende Komplexität der IT-Infrastruktur und Anzahl von Endgeräten erfordern Lösungen für den Betrieb und die Wartung der IT. 
Einen Ansatz zur Lösung dieses Problems bietet die Lösung von Cisco Meraki

Personalentwicklung und Schulungen
Ein ganzheitliches Personalentwicklungs- und Schulungskonzept für die Lehrkräfte – in Abstimmung mit den Schulleitungen und Dienstherren – ist ein sinnvoller und notwendiger Baustein für erfolgreiche Digitalisierung an Ihren Schulen.

Konkrete Bedarfsermittlung und Erstellung Leistungsverzeichnis
Auf Basis des MEPs und der bestehenden Konzepte ermitteln Sie nun Ihren konkreten Bedarf. Der Detaillierungsgrad Ihrer Planung nimmt zu, bis Sie zu einer konkreten Beschreibung der benötigten Bausteine kommen und ein erstes Leistungsverzeichnis erstellt haben.

Markterkundung und Beschaffungsentscheidung
Da sich Technologien immer weiterentwickeln, empfehlen wir eine Markerkundung und Recherche, welche Lösungen Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen am besten erfüllen. Benötigen Sie Unterstützung in dieser Phase, kontaktieren Sie uns gerne. Wir unterstützen Sie mit den richtigen Experten für Ihre Fragestellungen!

Budgetplanung
Essentiell ist natürlich die Frage der Finanzierung: Sie kennen mittlerweile Ihr Fördermittel-Budget aus dem DigitalPakt und gegebenenfalls weiteren Zusatzpaketen. Berechnen Sie Ihren Eigenanteil und klären Sie die Budgetplanungen des eigenen Haushalts.

Identifikation und Antragstellung für förderfähige Bausteine
Der DigitalPakt Schule fokussiert sich als Förderprogramm auf die IT-Infrastruktur. Darüber hinaus existieren Zusatzprogramme für Endgeräte und IT-Administration sowie gesonderte Fördermittel, die in jedem Bundesland unterschiedlich ausfallen. Informieren Sie sich zum DigitalPakt auf unserer Übersichtsseite.

Anpassung und Detaillierung Leistungsverzeichnis
Abhängig von den förderfähigen Bausteinen und Ihrer Budgetplanung passen Sie Ihre Anforderungen im Leistungsverzeichnis noch einmal an.

Zeit- und Aktivitätenplanung
Entwickeln Sie einen realistischen Zeit- und Aktivitätenplan, der Ihre eigenen personellen und zeitlichen Ressourcen berücksichtigt. Gleichzeitig zu beachten ist die in manchen IT-Produktbereichen geringe Verfügbarkeit und damit einhergehend lange Lieferzeiten, hervorgerufen durch die große Nachfrage nach IT-Lösungen.

Vorbereitung der Ausschreibung und Entscheidung über Vergabeart
Für Ausschreibungen und Vergabearten gelten unterschiedliche Wertgrenzen, ab denen man zum Beispiel national oder EU-weit, öffentlich oder nicht öffentlich ausschreiben muss. Teilweise gab und gibt es Sonderregelungen für die Beschaffung von digitaler Ausstattung an Schulen. Für Ihre spezifische Situation kontaktieren Sie uns gerne mit Ihrer konkreten Anfrage, wir stellen Ihnen die richtigen Experten zur Seite.

Sie sehen: Eine gute, gründliche Planung ist zwingende Voraussetzung für die problemlose Umsetzung und das Gelingen des Digitalisierungsprozesses an Ihren Schulen. Lassen Sie sich bei dieser wichtigen Phase der Planung und Vergabe unterstützen – wir stehen Ihnen mit unserer Initiative Wir machen Digitalisierung einfach gerne zur Seite.

Sie brauchen Unterstützung bei der Ausschreibung oder Beschaffung für ihr Digitalisierungsprojekt?
Dann kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne: bildung@wirmachendigitalisierungeinfach.de oder folgen Sie uns gerne unter LinkedIn

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