Der dritte Schritt: IT-Vergabe und Umsetzung
Veröffentlichung der Ausschreibung und der Vergabeunterlagen 

Nun ist es endlich so weit: Sie starten in die Umsetzung und veröffentlichen die Ausschreibung. Es ist soweit: Sie starten in die Umsetzung und veröffentlichen die Ausschreibung. Diese beinhaltet mindestens das Anschreiben, die Bewerbungsbedingungen und die Vertragsunterlagen. Für mehr Transparenz im Verfahren sorgen die Beschreibung der Durchführung des Verfahrens und Eignungsanforderungen, die Sie an die Anbieter stellen. Ein wichtiger Punkt sind die Zuschlagskriterien. Von einer hundertprozentigen Fokussierung auf den Preis als Kriterium raten wir dringend ab! Je detaillierter Sie in den Vertragsunterlagen die geforderten Leistungen beschreiben, desto einfacher ist es für die Anbieter, sich zu orientieren. Beachten Sie bei den Formulierungen, dass Sie produktneutral ausschreiben.

Bekanntmachung und Bereitstellung
Mit Bereitstellen der Dokumente auf Ihrer eigenen Homepage und geeigneten Vergabeplattformen machen Sie die Vergabe bekannt. Achten Sie darauf, eigene Ressourcen oder die Ihrer Berater für die Beantwortung von Bieterfragen einzuplanen. Ob ein Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden kann oder soll, ist abhängig von Ihren Anforderungen individuell zu prüfen. 

Angebotsprüfung, Bewertung und Zuschlagserteilung
Zum Ablauf der Abgabefrist gilt es, die vorliegenden Angebote zu öffnen, zu prüfen und zu bewerten. In vielen Fällen lohnen sich Teststellungen für Produkte oder Präsentationen der Anbieter. Gegebenenfalls haben Sie nun Nachfragen und müssen in Verhandlungen einsteigen. Natürlich informieren und beauftragen Sie nun den Anbieter, der den Zuschlag erhält. Berücksichtigen Sie unbedingt die Informations- und Wartepflicht für Auftraggeber (nach § 134 GWB). Hier kommt es häufig zu Unmut bei den nicht-berücksichtigten Anbietern, mit denen Sie jedoch in Zukunft gegebenenfalls noch einmal zusammenarbeiten möchten.

Gerne stehen wir Ihnen mit unseren Experten zur Seite, um Sie bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Implementierung und Inbetriebnahme
Sie sind auf der Zielgeraden Ihres Projektes: Ihr Anbieter installiert die beauftragte Lösung, Sie nehmen diese ab und in Betrieb. Halten Sie auch hier ausreichende Ressourcen für notwendige Detailabsprachen fest. Für beide Seiten hilfreich ist eine schriftliche Dokumentation über die getroffenen Schritte und Vereinbarungen während der Implementierungsphase. So vermeiden Sie im Nachgang unangenehme Diskussionen bei offenen Fragen. 

Schulungen
Als Erfolgsfaktor für das Gelingen Ihrer Digitalisierungsprojekte bekannt, stehen nun die Schulungen für Administratoren und Anwender der ausgewählten Lösungen an. Planen Sie diese rechtzeitig ein und kommunizieren Sie Ziele und Inhalte. Verzichten Sie nicht hierauf! Idealerweise evaluieren Sie die Schulungen im Nachgang durch Teilnehmerbefragungen und schärfen gegebenenfalls noch einmal nach. 

Organisation von Wartung und Service
Ein Konzept haben Sie bereits entwickelt, im Zweifel haben Sie eigene Ressourcen in Ihrer IT-Abteilung oder konnten Wartung und Service Ihrer Lösung mit der Ausschreibung vergeben.  Nun geht es in den langfristigen Betrieb. Auch hier ist es sinnvoll, eigene Zeit einzuplanen, um die Arbeit zu begleiten, zu evaluieren und gegebenenfalls nachzusteuern. Informieren Sie sich bei unseren Experten über sinnvolle und ressourcenschonende Möglichkeiten der Umsetzung von Betriebs- und Servicekonzepten! 

Zusammenfassung
Sie befinden sich auf der Zielgeraden. In der Orientierungs- und in der Planungsphase haben Sie die Grundlagen dafür gelegt, dass Sie nun mit dem Vergabeprozess starten können. Sie veröffentlichen die Ausschreibung, wählen die richtigen Anbieter aus und setzen Ihre Digitalisierungsstrategie um. 

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