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Beschaffung als Teil einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie

Die Umsetzung einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie beinhaltet neben der Idee und deren Konzeption auch häufig die Beschaffung von IT-Geräten. (Hard- und Software, sowie ggfs. Dienstleistungen zur Installation, Einrichtung und Betreuung). Öffentlicher Auftraggeber sind verpflichtet, eine Beschaffung im Rahmen der öffentlichen Ordnung und Gesetzgebung durchzuführen. Die für dieses öffentliche Beschaffungswesen maßgeblichen Regeln sind Gegenstand dieses Blogbeitrages. Sie finden grundlegende Informationen zu Beschaffungsarten und den Umgang mit der Gesetzgebung. Im Anschluss werden Handlungsmöglichkeiten aufgezeigt. Es handelt hierbei ausdrücklich nicht um eine juristische Beratung, sondern lediglich um eine Zusammenfassung öffentlich zugänglicher Quellen.

Beschaffungsarten

Grundsätzlich wird anhand des Auftragsvolumens unterschieden, ob eine EU- oder eine deutschlandweite Vergabe erforderlich ist. Der Schwellenwert hierfür beträgt aktuell 214.000€. Oberhalb dieses Wertes steht die EU weite Variante an. Das hierfür zuständige Regelwerk ist das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in Verbindung mit der Vergabeverordnung (VgV). Unterhalb des Schwellenwertes wird das Geschehen in Deutschland durch die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) geregelt.

Das grundsätzliche Ziel einer Vergabe ist, im uneingeschränkten Wettbewerb das preisgünstigste Angebot im Markt zu ermitteln. Der Gesetzgeber unterscheidet hier zwischen dem sog. offenen und dem nicht-offenen Verfahren, die wahlfrei grundsätzlich anzuwenden sind.

Der Gesetzgeber lässt jedoch unter gewissen Bedingungen auch andere – deutlich aufwandsärmere -Verfahrensarten zu. Diese Bedingungen können in der in der aktuell bestehenden Pandemiesituation zutreffen und für die Wahl einer anderen Vergabeart sorgen:

„Die anderen Verfahrensarten stehen nur zur Verfügung, soweit dies durch gesetzliche Bestimmungen oder nach den Absätzen 3 und 4 gestattet ist.“
[UVgO, §8.2, sowie VgV, § 14.2]

Umgang mit der Gesetzesgrundlage:

Das in der Durchführung einer Vergabe einfachste und unkomplizierteste Verfahren ist unterhalb des Schwellenwertes die sog. „Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb“ sowie oberhalb des Schwellenwertes das sog. „Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb.“

Beide Verfahren sind hinreichend erfüllt, wenn sich der Auftraggeber von üblicherweise drei bis fünf Marktanbieter ein Angebot anfordert.

Die oben angeführten Paragraphen der UVgO (§8) und der VGV (§14) bieten die erforderliche Begründung für den Wechsel der Verfahrensart. In beiden Gesetzen heißt es wortähnlich:

UVgO §8 (4): „Der Auftraggeber kann Aufträge im Wege der Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn“

9.: „die Leistung aufgrund von Umständen, die der Auftraggeber nicht voraussehen konnte, besonders dringlich ist und die Gründe für die besondere Dringlichkeit nicht dem Verhalten des Auftraggebers zuzurechnen sind,“

VGV §14 (4): „Der öffentliche Auftraggeber kann Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben,“

3.: „wenn äußerst dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit Ereignissen, die der betreffende öffentliche Auftraggeber nicht voraussehen konnte, es nicht zulassen, die Mindestfristen einzuhalten, die für das offene und das nicht offene Verfahren sowie für das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb vorgeschrieben sind; die Umstände zur Begründung der äußersten Dringlichkeit dürfen dem öffentlichen Auftraggeber nicht zuzurechnen sein,“

Beide „Ausnahmezustände“ lassen sich sicher aus der gegenwärtigen Pandemie ableiten.

Handlungsmöglichkeiten

Mit den oben dargestellten Begründungen, die aus dem Gesetzestext stammen, können Sie Beschaffungen unter Angabe dieser Begründung in einer sehr schlanken Vergabeart durchführen:

Für Investitionen unterhalb des EU-Schwellenwertes von derzeit 214.000 € führen Sie unter Bezug auf §8 (4) 9. UVgO eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb durch.

Für Investitionen oberhalb des EU-Schwellenwertes von derzeit 214.000 € führen Sie unter Bezug auf §14 (4) 3. VgV ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb durch, das inhaltlich identisch ist mit dem o.a. Unterschwellenverfahren.

Bei dem vorliegenden Text handelt es sich um keine juristische Beratung, sondern um eine Zusammenfassung öffentlich zugänglicher Quellen.

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